¿Qué la Gestión por Desempeño?

Es un proceso continuo que se lleva a cabo durante un ciclo para lograr planificar, monitorear, evaluar y potenciar el desempeño de los Empleados dentro del ámbito laboral en cuanto a sus cualidades subjetivas compatibles con el perfil de la empresa (por ej.: proactividad, liderazgo, creatividad, practicidad, etc.). La evaluación del desempeño de un Empleado se realiza en base a competencias organizacionales y objetivos personalizados que se acuerdan entre él y un Superior.



Ejemplo resumido de las etapas de un Ciclo Anual de Gestión de Desempeño


1. El Administrador de RRHH define un nuevo Ciclo Anual de Gestión de Desempeño y lo establece en la etapa de Planificación. Esta etapa requiere de la creación previa de la Escala Ordinal de Valores y Competencias genéricas de acuerdo al objetivo evaluativo que la empresa necesite evaluar en sus empleados. Este paso lo realiza desde la Administración del Gestor.


2. Empleado y Superior acuerdan los objetivos del Ciclo y revisan las Competencias involucradas en el mismo. Este paso lo realizan de forma personal.


3. Empleado plantea sus objetivos en borrador y solicita la validación de su Superior. Este paso lo realiza desde el Front del Gestor.

   

4. Superior aprueba el borrador y así quedan fijados los objetivos en la planificación de ese usuario. Este paso lo realiza desde el Front del Gestor.


Llegado el momento de finalizar la etapa de Planificación del Ciclo vigente:


5. Administrador cierra la etapa de Planificación y establece la de Seguimiento. En el transcurso de esta etapa, Empleado o Superior puede solicitar re-plantear los objetivos presentados en la etapa anterior y modificarlos. Este paso incluye Administración, Front y reunión personal.


6. Empleado presenta otro borrador con los objetivos modificados y nuevamente solicita la validación a su Superior. Este paso lo realiza desde el Front del Gestor.


7. Superior aprueba el borrador y así quedan fijados los objetivos actualizados en la planificación de ese usuario.  Este paso lo realiza desde el Front del Gestor.


Llegado el momento de finalizar la etapa de Seguimiento del Ciclo vigente:


8. Administrador cierra la etapa de Seguimiento y establece la etapa de Evaluación. Este paso lo realiza desde la Administración del Gestor.


9. Empleado completa la autoevaluación de sus objetivos y competencias, y opcionalmente agrega algún comentario. Este paso lo realiza desde el Front del Gestor.


10. Superior completa la evaluación de los objetivos y competencias del Empleado, junto a la Evaluación Global (Administración del Gestor), y opcionalmente agrega algún comentario. Este paso incluye Administración, Front y posiblemente una reunión personal para revisar la Evaluación realizada.



Crear un Ciclo de Gestión de Desempeño

Poner en marcha un nuevo Ciclo Anual de Gestión de Desempeño requiere de la participación de Administradores y Empleados ya que cada uno establece y aporta ciertos datos que serán utilizados para ser evaluados en el ciclo que participen, para finalmente analizar y decidir un plan de mejora (cambio de puesto, ascenso, capacitación, etc.).

Tal como se menciona en el ejemplo resumido en el párrafo anterior, los pasos correlativos son: crear la Escala Ordinal, crear las Competencias genéricas (habilidades), y luego se trabaja desde cada una de las etapas del ciclo vigente (Planificación, Seguimiento, Evaluación) y sus correspondientes tareas (entrega de objetivos, revisión de objetivos, etc.).


Crear niveles en la Escala Ordinal

Los valores de la escala ordinal son un conjunto de niveles para evaluar los Objetivos y Competencias de los Empleados. Generalmente crear cinco niveles es suficiente para obtener una evaluación detallada del ciclo.


Clic en el botón Crear y desde la opción:

  • Nombre, tipear el nombre que se precise para el valor de la escala evaluativa (por ej.: Excelente)
  • Descripción, tipear un texto breve que argumente el nombre (por ej. ver la imagen inferior).
  • Orden, establece el orden en el que se desea que se visualicen.


Nota: Una vez creados los valores de la Escala Ordinal, no se admite el borrado de los mismos hasta que finalice el ciclo que será creado:




Crear competencias genéricas

Clic en el botón Crear y desde la opción:

  • Nombre/Descripción, tipear lo que se precise para cada campo.



Modificar/eliminar competencias genéricas

  • Acceder al listado de las competencias, clic sobre alguna para poder modificarla/eliminarla.
  • En caso de elegir Eliminar, aparecerá un mensaje para confirmar dicha acción. Al presionar nuevamente Eliminar, la competencia será eliminada. No es posible elimar una competencia que esté siendo utilizada en el ciclo de gestión vigente.




Generar Reportes de desempeño

  • Acceder al listado de los reportes, seleccionar el deseado y luego el detalle que se precise:


Reporte "Estado de ciclos históricos"

Elegir el ciclo deseado. En el resultado se visualiza:

    • Estado de Evaluaciones: indica el porcentaje de evaluaciones incompletas y finalizadas. El objetivo es distinguir cómo los empleados participaron del Sistema de Gestión por Desempeño (SGD) a lo largo del ciclo.
    • Evaluaciones globales: muestra un resumen de los tres tipos de evaluaciones globales: Evaluación global de objetivos, Evaluación global de competencias y Evaluación global general de los empleados.


Indica qué porcentaje de empleados fueron evaluados con los niveles definidos en la escala ordinal, en cada ciclo, en cada uno de los tipos de evaluaciones (Ev. global de objetivos, Ev. global de competencias y Ev. global general ). Aplica sólo a usuarios con la evaluación en estado "finalizado".

El gráfico de barras muestra, en el eje X, los niveles de la escala ordinal y por cada uno de éstos, tres barras (una para cada tipo de evaluación). En el eje Y muestra la cantidad de éstos. Para filtrar el resultado, clic en el título del tipo de evaluación a exceptuar:



Reporte "Usuarios - Evaluaciones globales"

Seleccionar un usuario y los ciclos de los que precise conocer sus evaluaciones. Este reporte es similar a "Estado de ciclos históricos" pero enfocado por usuario.

Para el usuario seleccionado, en cada ciclo, muestra:

    • nivel con el cual fue evaluado en cada uno de los tres tipos de evaluaciones (Ev. global de objetivos, Ev. global de competencias y Ev. global general ).
    • si ese usuario tiene la evaluación finalizada o incompleta.
    • un gráfico de barras reflejando el resultado arrojado:




Ver Histórico de ciclos

Aquí se muestra el listado histórico de los ciclos de gestión por desempeño que se han creado.

No se admite restaurar un ciclo de gestión de desempeño histórico, es decir, el mismo queda disponible sólo a modo informativo.


Al ingresar a un histórico de un Ciclo se muestran cinco módulos:

    • Información general
    • Competencias utilizadas en el ciclo
    • Estado de Evaluaciones
    • Evaluaciones Globales (Ev. global de objetivos, Ev. global de competencias y Ev. global general)  más valores de la escala ordinal
    • Reporte "Usuarios - Evaluaciones globales" para todos los usuarios del ciclo en cuestión. Clic en un usuario para ver su respectiva evaluación histórica:



Administración de ciclos

Sólo es posible crear un ciclo si no existe otro en vigencia, es decir, no se admiten ciclos en simultáneo. Si ya existe un ciclo, el botón Crear no aparece, sólo se muestra el detalle del ciclo vigente. Una vez creado, es posible modificarlo parcialmente; una vez cerrado queda archivado en el menú Histórico de Ciclos.


Crear un ciclo

Clic en el botón Crear y desde la opción:

  • Nombre, tipear el nombre que tendrá el ciclo.
  • Descripción, redactar un texto que represente al ciclo en cuestión.
  • Desde/Hasta, definir el lapso de vigencia del ciclo (se aconseja que sea anual).


Al crear el ciclo de gestión de desempeño el sistema advierte que se tomará como parámetro evaluativo a las competencias y niveles de la escala ordinal que se hayan definido previamente desde  Organización>Desempeño>Competencias y  Organización>Desempeño>Escala ordinal, respectivamente. Además muestra el listado de competencias:

 


 


 

 

Visualizar un Ciclo vigente    

Cada ciclo pasa por tres etapas correlativas que se modifican manualmente:

    • Estapa de Planificación: etapa inicial por defecto. Muestra el botón de "Cambiar a etapa de Seguimiento".
    • Estapa de Seguimiento: muestra el botón de "Cambiar a etapa de Evaluación".
    • Etapa de Evaluación: muestra el botón "Cerrar ciclo" para finalizar el ciclo actual.


Al intentar cambiar de estado, se muestra un alerta para confirmar dicha acción y se advierte que luego no es posible volver al estado anterior.


Al ingresar a un Ciclo vigente se muestran tres módulos:

    • Información general: Nombre, Descripción y fechas. Y la opción de editar esos datos.
    • Estado general de la etapa: se resalta la etapa actual del ciclo y se habilita el botón para cambiar al estado siguiente, al hacerle clic, muestra una pantalla intermedia donde se advierte las implicancias de cambiar la etapa actual:
      • de Planificación a Seguimiento: advierte sobre la cantidad de planificaciones en estado Nuevo y Borrador más sus correspondientes usuarios.
      • de Seguimiento a Evaluación: advierte sobre la cantidad las planificaciones en estado Nuevo y en Borrador más sus correspondientes usuarios, con la opción de aprobarlas manualmente, o marcarlas como incompletas.
      • Botón Cerrar ciclo: advierte sobre las evaluaciones sin finalizar, más sus correspondientes usuarios, con la opción de finalizarlas manualmente, o marcarlas como incompletas.
      • El gráfico de avance: se modifica a medida que cada empleado entregue su Planificación (objetivos que espera lograr en el ciclo donde está siendo evaluado) a su Superior quien, si lo aprueba, incrementa el avance.
      • Indicador + Gráfico de torta: el Indicador muestra por cada etapa los diferentes estados de entrega de la Planificación de cada empleado (cantidad de usuarios en ese estado, porcentaje de usuarios en ese estado). El Gráfico de torta indica el porcentaje de Planificaciones/Evaluaciones en cada estado. Clic en cada estado para ver el detalle de usuarios implicados.


    • Competencias del ciclo: se muestran en solo lectura: Nombre y Descripción de las competencias que se utilizan en el ciclo: