Administración y Vista de Usuario

El Gestor, como todo sistema online, cuenta con una Vista de Usuario (Front), todo aquello que visualiza el usuario final; y con una Administración (Back) desde donde se construye todo el contenido, la gestión y la estructura que se mostrará en el Front.

A continuación veremos la Administración del Gestor. Para ver la información sobre el Front, clic en Vista de Usuario.


Administración del Gestor

Al ingresar a la Administración del Gestor aparecen todas las herramientas que se precisan para comenzar a dar forma a la "Universidad corporativa" según los objetivos que haya definido el área de Recursos Humanos de la empresa.


Tanto la barra superior del Menú, como la parte central con los recuadros (Dashboard), redirigen exactamente a las mismas herramientas disponibles (Portal General, Escuelas, Departamentos, etc.). La diferencia está dada sólo por la parte central (Dashboard) que añade una breve descripción de la función de cada herramienta:

  • Inicio redirige a la Vista Usuario (front) del Gestor.
  • Dashboard describe brevemente las funciones que las herramientas de la Administración (Portal General, Escuelas, etc.) ofrecen.
  • Portal General permite definir el diseño gráfico, los colores, las imágenes y las secciones que se mostrarán a los usuarios cuando ingresen al Gestor.
  • Escuelas permite añadir y categorizar las áreas formativas y asociarle sus respectivos alumnos. Cada escuela tiene a cargo Departamentos; por ejemplo: la escuela "Administrativos" podría tener los Departamentos de "Administrativos Santa Fe", "Administrativos Chaco", etc. Aquí no se gestiona el contenido de los cursos.
  • Departamentos permite categorizar la totalidad de cursos según la temática. Dentro de cada Departamento se añaden cursos, y dentro de éstos, las ediciones (ofertas de lanzamiento de los cursos).
  • Organización se refiere a la Empresa como Organización. Como tal permite definir todo aquello relacionado entre sus empleados, sus perfiles, sus competencias. Detalles de la estructura relevada previamente por el área de Recursos Humanos de la empresa. También permite evaluar a los empleados.
  • Usuarios permite administrar la totalidad de los usuarios: dar de alta, de baja, modificar su clave, sus datos, su perfil; asociarlos a un Departamento/Escuela, y toda configuración que involucre a los usuarios.
  • Configuración se definen los parámetros de configuración del Gestor académico.




Ejemplo de implementación: Ejecutiva en una empresa

A continuación un ejemplo de los pasos básicos para lograr integrar las herramientas de la Administración del Gestor.


Portal General

1. Cargar contenido en el Portal General; se podría compezar por la Homepage agregando un texto acompañado de recursos multimedia (imagen, video, presentación) con el objetivo de dar una bienvenida; y luego continuar agregando las Secciones, Páginas, Novedades, Banners, Formularios; y por último en Configuraciones elegir el comportamiento de cada una de estas partes incorporadas.


Usuarios

2. Definir los campos, y sus respectivos valores, que tendrá un perfil de usuario (puesto):

Organización > Perfil

Por ejemplo: si agrego el campo "turno", los valores podrían ser “mañana”, “tarde” y “noche”. Para el campo “nivel”, los valores “Administrativo” y “Alta gerencia”.


3. Dar de alta a tres usuarios:

Usuarios > Administración > Agregar

Por ejemplo: agrego a “carlosperez”, “sergiogomez” y “mariagutierrez”. Usuarios básicos en esta instancia, luego, uno será calificado como Empleado, otro como Superior y otro como Profesor.

4. Definirle un perfil a estos usuarios creados:

Usuarios > Administración [seleccionar al usuario] > Perfil

Por ejemplo: para “sergiogomez”, en turno selecciono “mañana” y en nivel “Alta Gerencia”. Para “carlosperez”, en turno selecciono “mañana”, en nivel “Administrativo”, en superior “sergiogomez”. Para  “mariagutierrez”, en turno selecciono “mañana” y en nivel “Alta Gerencia”.


Este paso manual se omite en caso de importar los usuarios desde un Excel que ya contenga estos datos.


5. Definir qué usuario creado tendrá el rol de Superior de la organización, y asignarle los empleados que tendrá a su cargo:

Organización > Superiores > Asociar >  [seleccionar usuario/s] > Asociar

Organización > Superiores > [seleccionar usuario/s] > [seleccionar suplente/reemplazo/empleado/s] >

Por ejemplo: en el listado de usuarios, seleccionar a “sergiogomez” y clic en Asociar. Luego, en el listado de todos los superiores, seleccionar a éste y configurarle su suplente, su reemplazo y sus empleados a cargo.


Departamentos

6. Crear el Departamento al cual corresponderá el curso a impartir (más adelante se explica cómo dar de alta un curso):

Departamentos > Agregar

Por ejemplo: si necesitamos impartir el curso de "Administraciones de Santa Fe", se podría agregar el Departamento “Administrativos de Santa Fe”.


7. Crear los portales de los Departamentos creados. Habrá tantos portales como Departamentos existan:

Departamentos > Agregar

Por ejemplo: Departamentos > Agregar > "Administrativos de Santa Fe" > Portal


8. Asociar a los usuarios que serán alumnos del Departamento creado:

Departamentos > Alumnos > Asociar > [seleccionar usuario] > Asociar

Por ejemplo: Departamentos > “Administrativos de Santa Fe” > Alumnos > Asociar > "carlosperez" > Asociar


9. Asociar los usuarios que serán administradores del Departamento creado:

Departamentos > Administradores > Asociar  > [seleccionar usuario] > Asociar

Por ejemplo: Departamentos > “Administrativos de Santa Fe” > Administradores > Asociar > "sergiogomez" > Asociar


Los administradores serán los encargados de aceptar o rechazar la inscripción de los alumnos a los cursos.

Considerar que si un administrador trabaja con un único Departamento, puede gestionar esta tarea con el administrador general y no haría falta asociarlo al Departamento.


10. Asociar los usuarios que serán profesores del Departamento creado, o al menos aquellos que serán docentes del curso que se creará en ese momento:

Departamentos > Profesores > Asociar > [seleccionar usuario] > Asociar

Por ejemplo: Departamentos > “Administrativos de Santa Fe” > Profesores > Asociar > "mariagutierrez" > Asociar


Si aún no se muestra ningún profesor, deberá darlo de alta previamente como usuario del Gestor académico desde > Usuarios > Administración > Agregar

Este paso es preciso hacerlo con antelación a la creación del curso, dado que durante la misma deberá indicar los profesores del curso en cuestión.


Escuela

11. Crear una Escuela (espacio formativo) que agrupará a ciertos Departamentos:

Escuelas > Agregar

Por ejemplo: el curso "Administraciones de Santa Fe", del Departamento  "Administrativos de Santa Fe", podría pertenecer a una Escuela que se llame Escuela de Administración. Escuelas > Agregar > “Escuela de Administración”


12. Crear los Portales de las Escuelas. Habrá tantos portales como Escuelas existan:

Por ejemplo: Escuelas >  “Escuela de Administración” > Portal


13. Asociar a los usuarios que serán administradores de la Escuela:

Escuelas > Administradores > Asociar

Por ejemplo: Escuelas >  “Escuela de Administración” > Administradores > Asociar > "sergiogomez" > Asociar


Considerar que si un administrador trabaja con una única Escuela, puede gestionar esta tarea con el administrador general y no haría falta asociarlo a la Escuela.


14. Asociar los usuarios que serán alumnos de la Escuela:

Escuelas > Alumnos > Asociar

Por ejemplo: Escuelas >  “Escuela de Administración” > Alumnos > Asociar > "carlosperez" > Asociar.


Cursos


15. Dar de alta el curso en el Gestor:

Departamentos > Cursos > Agregar

Este paso dispara automáticamente en el Aula Virtual, la generación de la plantilla de curso correspondiente a este curso del Gestor, logrando así un vínculo entre -Curso Gestor y Curso Aula- (esto ocurre si ha contratado el servicio  Aula Virtual).


Es importante aquí hacer una distinción entre el curso que se crea en el Gestor y el que se genera automáticamente en el Aula:

  • Curso del Gestor: no es el curso en sí con el contenido que se impartirá, más bien es una configuración general donde se define: nombre, descripción, sus profesores asociados, tipo de inscripción (con/sin autorización), objetivo del curso, título a obtener, horas teóricas, costo, cupo; entre otras cuestiones.
  • Curso del Aula (Curso Plantilla): este es una plantilla del curso, en la cual los profesores deberán agregarle el contenido y la información a impartir. Se dice que funciona como plantilla porque es el modelo base que toma el sistema para clonar por cada edición que se agregue desde el Gestor. Como tal, no admite alumnos, es sólo para cargar el contenido educativo.


Por ejemplo, si dentro del Curso Gestor “Administraciones de Santa Fe” agrego las ediciones “Administradores Santa Fe 2016” y “Administradores Santa Fe 2017”, paralelamente en el Aula Virtual se habrán generando automáticamente los cursos correspondientes para cada una de estas ediciones, clonados desde el curso Plantilla base.


Recién en las Ediciones de un curso, el sistema agrega alumnos ya que éstas sí son las instancias de cursado.


16. Cargar los contenidos del curso en el Aula Virtual.

Antes de comenzar a crear las ediciones de un curso desde el Gestor, se requiere que el curso Plantilla del Aula esté totalmente completo en cuanto a su estructura y contenidos.

Para ello, el administrador a cargo de ese curso deberá acceder a la administración del Aula Virtual (menú Contenidos) y comenzar a crear los tópicos, unidades, guías didácticas, archivos, sitios, foros, etc.


17. Crear las ediciones del curso en el Gestor.

Volvemos al Gestor. Una vez que el Curso Plantilla esté completo en el Aula Virtual, es posible comenzar a crear las ediciones del mismo desde el Gestor:

Departamentos > [seleccionar Departamento] Cursos > Ediciones > Agregar

Por ejemplo: Departamentos >  “Administrativos de Santa Fe” > Cursos > “Administraciones de Santa Fe" > Ediciones > Agregar > “Administradores Santa Fe 2016”.


En caso de precisar dictar el mismo curso para dos grupos diferentes de personas; o si a un mismo curso se lo dictará varios años, entonces se tendrían que crear dos ediciones del curso plantilla.

Por ejemplo “Administradores Santa Fe 2016”, “Administradores Santa Fe 2017”.


Cada Edición de un curso se corresponde a una copia del Curso Plantilla, con lo cual hereda todos sus datos originales (Áreas temáticas, Objetivo, Metodología, etc.), no obstante es posible modificarle estos datos particulares.


Considerar que las modificaciones realizadas sobre en el Curso Plantilla se verán reflejadas en las nuevas ediciones que se abran desde el Gestor, del mismo curso, a partir de la fecha del cambio, en adelante. Es decir, estos cambios no afectarán a las ediciones ya existentes, con lo cual, si es preciso efectuar un cambio particular en una edición particular, deberá acceder a esa edición y hacerlo de forma manual.

De aquí deriva la importancia de armar un Curso Plantilla lo más completo posible antes de comenzar a crear sus Ediciones, ya que éstas son una copia de éste.


Ahora bien, si el cambio a aplicar es para futuras ediciones del curso, entonces habrá que asegurarse de realizar dicho cambio en el Curso Plantilla, y no en de las Ediciones. De esta manera, cuando agregue las nuevas Ediciones del curso, éstas ya incluirán los cambios incorporados.


Entonces, hasta aquí es preciso dejar en claro la particularidad de:

  • Curso Gestor, se da de alta manualmente en el Gestor. Se lo utiliza para definir su configuración general (nombre, descripción, profesores asociados, etc.)
  • Curso Plantilla, se da de alta automáticamente en el Aula cuando se da de alta un curso en el Gestor. Se lo utiliza para armar el contenido educativo a impartir (programa, materias, etc.)
  • Edición de un Curso, se da de alta manualmente en el Gestor desde un Curso determinado. Se lo utiliza para habilitar un cursado.


18. Inscribir usuarios a un curso, o a una edición de éste:

  • Departamentos > Cursos > [seleccionar curso] > Inscripciones > Inscribir > [seleccionar usuarios] > Inscribir al curso

Por ejemplo: Departamentos >  “Administrativos de Santa Fe” >  Cursos > “Administraciones de Santa Fe” > Inscripciones > Inscribir > “carlosperez” > Inscribir al curso o Asignar edición.


La diferencia entre  “Inscribir al curso” y “Asignar edición” reside en que al inscribir sólo estoy avisando que ese usuario está inscripto a ese curso pero no por ello habilitado para cursar ya que podrá hacerlo recién cuando se le asigne una edición. El inscribir al curso se utiliza cuando se desea asociar alumno y curso, pero que aun no curse.

Por ejemplo: dentro de una comparación con la vida universitaria, el inscribirse a un curso sería cuando un alumno se inscribe a una materia para el próximo año, donde aun no están definidas las comisiones ni horarios, pero está inscripto. Recién el próximo año, cuando definen comisiones y horarios, a ese alumno le corresponde una comisión específica, es lo que en el Gestor llamamos Edición.


  • Departamentos >  [seleccionar Departamento] > Cursos > [seleccionar curso] > Inscripciones > Inscribir > [seleccionar usuarios] > Asignar edición >  [seleccionar edición] > Asignar y autorizar o Asignar

Por ejemplo: Departamentos >  “Administrativos de Santa Fe” >  Cursos > “Administraciones de Santa Fe” > Inscripciones > Inscribir > “carlosperez” > Asignar edición  


El "Asignar y Autorizar" habilita automáticamente el cursado al usuario, no requiere previa autorización del Superior para que pueda cursar. El "Asignar", sí requiere previa autorización del Superior.


19. Definir el Catálogo de Cursos de una Escuela:

Escuelas > [seleccionar Escuela] > Catálogo de Cursos > Agregar Tema

Por ejemplo: Escuelas > Escuela de Administración > Catálogo > Agregar Tema > “Administración de facturas” > Cursos > Agregar Cursos > Administraciones de Santa Fe > Agregar


Con esto se logra asociar un curso (previamente creado) a un catálogo de una cierta Escuela. Así, un usuario, al entrar a la Escuela a la que está asociado, podrá ver este curso disponible dentro del Catálogo de Cursos según su perfil.


Competencias Técnicas

20. Definir las Competencias Técnicas, es decir, aquellos conocimientos que se precise que tengan los empleados para desempeñarse en un determinado puesto.

A cada uno de estas competencias, definirle:


  • nivel de la competencia; asociarle los perfiles de usuarios (puestos) a los cuales está orientado, es decir, qué tipo de empleados deberían tener este conocimiento o capacitarse en el mismo;
  • los cursos sugeridos para alcanzar dicho nivel en la competencia, cursos que enseñen/estimulen/actualicen el conocimiento/habilidad de los empleados para llegar a cierto nivel.

Organización > Competencias Técnicas > Agregar


Por ejemplo: si la empresa necesita que los empleados administrativos del turno noche sepan comprender y utilizar expresiones en el idioma francés en el ámbito laboral, entonces se tendrá que agregar la competencia Francés, definirle el perfil (turno y nivel) involucrado y el curso sugerido que lo habilitaría para alcanzar el nivel requerido.

Organización > Competencias Técnicas > Agregar > “Francés” > Agregar nivel > “2” > Agregar perfiles > “turno: Noche / nivel: Administrativo”  > Agregar cursos > “Administraciones de Santa Fe”





Cabe aclarar que el hecho de aprobar los cursos sugeridos para alcanzar cierto nivel de competencia, no garantiza que se actualice automáticamente el nivel en el usuario dado que esta instancia quedará sujeta también a la evaluación del Superior a cargo de ese empleado. Es decir, el usuario alcanzará un cierto nivel mediante dos etapas: una formativa (cursos sugeridos) y evaluativa (evaluación por parte de su Superior).



Hasta aquí hemos descripto los pasos básicos para comenzar a utilizar Ejecutiva.

De ahora en adelante nos enfocaremos a describir en detalle cada una de las herramientas que hemos mencionado.